HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM BẢO HIỂM XÃ HỘI
Mục lục
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
1. Đăng nhập
1.1. Đăng nhập vào hệ thống BHXH
Hình 1. Màn hình đăng nhập phần mềm IAM BHXH
- Mã số thuế: Mã số thuế đăng nhập được tạo và gửi về mail
- Tài khoản: Là tên tài khoản được tạo và gửi về mail
- Mật khẩu: Là mật khẩu của tài khoản đã được cấp gửi về mail
- Đăng nhập: Xác nhận hoạt động đăng nhập vào phần mềm
- Quên mật khẩu: Hệ thống sẽ gửi lại mật khẩu mới vào mail
Sau khi đăng nhập thành công, màn hình chính sẽ hiện ra.
Hình 2. Màn hình chính của phần mềm IAM BHXH
1.2. Thay đổi mật khẩu
- Mục đích: Cho phép NSD có thể thay đổi mật khẩu của tài khoản trên hệ thống.
- Đối tượng sử dụng: NSD là người dùng hệ thống.
- Bước 1: Tại màn hình hệ thống. Nhấn icon avatar > Chọn Đổi mật khẩu.
- Bước 2: Nhập đúng và đủ thông tin mật khẩu vào các trường dữ liệu hiển thị.
- Mật khẩu: Nhập mật khẩu cũ (hiện tại)
- Mật khẩu mới: Nhập mật khẩu mới
- Nhập lại mật khẩu mới: Nhập lại mật khẩu mới vừa nhập ở trên
Hình 3. Màn hình thao tác thay đổi mật khẩu
1.3. Quên mật khẩu
- Mục đích: Cho phép NSD sử dụng chức năng quên mật khẩu trên hệ thống.
- Đối tượng sử dụng: NSD là người dùng hệ thống.
- Bước 1: Tại màn hình đăng nhập vào hệ thống, NSD nhấn [Quên mật khẩu]
- Bước 2: Hiển thị dialog Lấy lại mật khẩu. Nhập đầy đủ thông tin vào trường dữ liệu hiển thị.
- Tài khoản: Tài khoản đăng nhập trên hệ thống
- Email: Email đăng ký tài khoản
Hình 4. Màn hình thao tác quên mật khẩu
- Bước 3: Nhấn button [Lấy lại mật khẩu] để hoàn thành thao tác.
- Sau khi thao tác Lấy lại mật khẩu, Mật khẩu mới sẽ gửi về email đã đăng ký tài khoản. NSD kiểm tra email và nhập mật khẩu mới được gửi tại email để đăng nhập vào hệ thống.
2. Thông tin đơn vị
- Bước 1: Tại màn hình chính, nhấn Thông tin đơn vị
- Bước 2: Cập nhật thông tin đơn vị
Hình 5. Màn hình thao tác chỉnh sửa thông tin đơn vị
- Bước 3: Nhấn [Lưu] để hoàn thành
3. Nhân sự
3.1. Phòng ban
- Bước 1: Tại màn hình chính nhấn Nhân sự, sau đó chọn phòng ban cha
- Bước 2: Nhấn [Tạo mới], nhập vào trường dữ liệu mã, tên phòng ban
Hình 6. Màn hình thao tác thêm mới phòng ban
- Bước 3: Nhấn [Lưu] để hoàn thành
3.2. Nhân sự
- Bước 1: Tại màn hình chính nhấn Nhân sự, sau đó nhấn [Thêm]
Bước 2: Người dùng cần hoàn thiện các trường có dấu sao đỏ (*) - đây là các thông tin bắt buộc theo quy định.
Thông tin chung
- Họ và tên (*): Nhập đầy đủ họ tên theo căn cước công dân.
- Mã số BHXH: Nhập mã số bảo hiểm. Sử dụng biểu tượng Kính lúp (Search) để hệ thống tự động truy xuất dữ liệu nếu nhân sự đã có thông tin trên hệ thống định danh.
- Ngày, tháng, năm sinh (*) & Giới tính (*): Chọn đúng theo giấy khai sinh/CCCD.
- CCCD/HC (*): Nhập số Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.
Thông tin Tiền lương & Đóng bảo hiểm
- Tiền lương: Mức lương chính đóng bảo hiểm.
- Các khoản phụ cấp: Nhập phụ cấp lương, chức vụ, thâm niên nghề (%) nếu có.
- Mức tiền đóng & Phương thức đóng: Chọn phương thức đóng (hàng tháng, 3 tháng, 6 tháng...).
- Nơi khám chữa bệnh: Chọn Tỉnh/Thành phố và Bệnh viện đăng ký khám chữa bệnh ban đầu.
Thông tin Cư trú & Liên hệ
- Nơi ĐK giấy khai sinh: Chọn đầy đủ 3 cấp (Tỉnh/Huyện/Xã).
- Địa chỉ nhận hồ sơ: Chọn hình thức nhận bản giấy hoặc bản điện tử. Người dùng cần nhập chính xác địa chỉ số nhà/thôn/xóm để nhận thẻ BHYT hoặc sổ BHXH (nếu có).
- Số ĐT liên hệ & Email: Cần thiết để nhận thông báo từ cơ quan BHXH.
Các chức năng bổ trợ
- Phụ lục Thành viên hộ gia đình: Nhấn nút [+ Phụ lục Thành viên hộ GĐ] để kê khai thông tin hộ gia đình.
- Thông tin ngân hàng: Nhập số tài khoản và chi nhánh ngân hàng của người lao động để nhận các khoản trợ cấp (ốm đau, thai sản, thất nghiệp...) trực tiếp qua tài khoản (ATM).
Hình 7. Màn hình thao tác thêm mới nhân sự
- Bước 3: Nhấn [Tạo mới] để hoàn thành
4. Hồ sơ
- Mục đích: Quản lý các giao dịch điện tử giữa Doanh nghiệp và cơ quan Bảo hiểm xã hội. Chức năng này cho phép người dùng khởi tạo, kê khai và nộp các loại hồ sơ biến động nhân sự, chế độ chính sách theo đúng quy định pháp luật. Thông qua việc tích hợp chữ ký số và cổng truyền nhận dữ liệu (I-VAN), hệ thống giúp tối ưu hóa thời gian xử lý, đảm bảo tính chính xác và pháp lý cho mọi bộ hồ sơ của đơn vị.
4.1. Danh sách Mã hồ sơ
| Nhóm nghiệp vụ | Mã hồ sơ | Tên nghiệp vụ |
|---|---|---|
| Nhóm thu | 600 | Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN |
| 600c | Tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất theo quy định tại Điều 88 Luật BHXH năm 2014 | |
| 600d | Tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất theo Nghị quyết số 68/NQ-CP ngày 01/7/2021 của Chính phủ | |
| 600e | Giảm tham gia tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | |
| 600f | Hỗ trợ người sử dụng lao động đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề để duy trì việc làm cho người lao động | |
| 600g | Hỗ trợ người lao động tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, nghỉ việc không hưởng lương | |
| 600h | Hỗ trợ người lao động ngừng việc | |
| 600i | Hỗ trợ người sử dụng lao động vay vốn để trả lương ngừng việc, trả lương phục hồi sản xuất | |
| 601 | Truy đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN | |
| 601a | Truy thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN) | |
| 603 | Đăng ký đóng BHYT đối với người chỉ tham gia BHYT | |
| 604 | Đăng ký, thay đổi thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN, HTNLĐ, BNN | |
| 605 | Đăng ký, truy đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động làm việc có thời hạn ở nước ngoài sau khi về nước | |
| 613 | Cấp lại, đổi thẻ BHYT do thay đổi thời điểm đủ 05 năm liên tục, nơi KCB ban đầu | |
| Số thẻ | 600o | Gộp sổ BHXH trong trường hợp một người có từ 2 sổ trở lên |
| 607 | Cấp lại sổ BHXH không thay đổi thông tin | |
| 608 | Cấp lại sổ BHXH do thay đổi thông tin | |
| 610 | Cấp lại, đổi thẻ BHYT do thay đổi thông tin về nhân thân, mã đối tượng, mã quyền lợi, mã nơi đối tượng sinh sống | |
| 611 | Cấp thẻ BHYT do hết hạn thẻ | |
| 612 | Cấp lại, đổi thẻ BHYT do mất, hỏng không thay đổi thông tin | |
| Chính sách | 600q | Xác nhận danh sách người lao động đang làm việc trong doanh nghiệp đề nghị tiền thuê nhà theo Quyết định số 08/QĐ-TTg |
| 600r | Xác nhận danh sách người lao động quay trở lại thị trường lao động đề nghị tiền thuê nhà theo Quyết định số 08/QĐ-TTg | |
| 630 | Xét duyệt chế độ ốm đau, Thai sản và Dưỡng sức, phục hồi sức khỏe | |
| 630a | Giải quyết hưởng chế độ ốm đau | |
| 630b | Giải quyết hưởng chế độ thai sản đối với người lao động đang đóng BHXH | |
| 630c | Giải quyết hưởng trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe sau ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | |
| 641a | Giải quyết hưởng chế độ TNLĐ đối với trường hợp bị TNLĐ lần đầu | |
| 642a | Giải quyết hưởng trợ cấp TNLĐ, BNN đối với NLĐ đã bị TNLĐ, BNN nay tiếp tục bị TNLĐ hoặc BNN | |
| 644a | Giải quyết hưởng chế độ BNN đối với người lao động phát hiện bị BNN khi không còn làm trong các nghề, công việc có nguy cơ bị BNN | |
| 645a | Giải quyết hưởng chế độ BNN đối với trường hợp bị BNN lần đầu | |
| 646a | Giải quyết điều chỉnh, hủy quyết định, chấm dứt hưởng BHXH | |
| 647a | Giải quyết hưởng lương hưu đối với người đang tham gia BHXH bắt buộc | |
| 648a | Giải quyết hưởng chế độ tử tuất đối với người đang tham gia đóng BHXH bắt buộc chết | |
| 651a,b | Ký hợp đồng khám, chữa bệnh bảo hiểm y tế |
4.2. Lựa chọn nghiệp vụ kê khai
- Bước 1: Tại thanh công cụ bên trái (Sidebar), hệ thống phân loại sẵn các nhóm chính sách. Bạn cần xác định đúng mục đích kê khai:
- Nhóm Thu (Mã 600, 601...): Dùng khi báo tăng/giảm lao động, điều chỉnh mức đóng.
- Nhóm Sổ thẻ: Dùng khi cấp lại sổ BHXH hoặc thẻ BHYT.
- Nhóm Chính sách: Dùng để giải quyết ốm đau, thai sản, dưỡng sức
- Bước 2: Nhấn vào biểu tượng (+) màu cam tương ứng với mã thủ tục để bắt đầu tạo hồ sơ mới (VD: chọn mã 600 - Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN)
Hình 7. Màn hình danh sách hồ sơ
4.3. Kê khai dữ liệu hồ sơ
- Bước 1: Sau khi chọn thủ tục, hệ thống sẽ hiển thị màn hình nhập liệu chi tiết.
- Bước 2: Chọn danh sách nhân sự cần kê khai, nhấn biểu tượng (+) tại danh sách nhân viên, sau đó nhập vào trường dữ liệu:
- *Loại : Chọn đúng nghiệp vụ cần kê khai (VD : Tăng lao động, tăng lương, giảm lao động…)
- *Phương án : Chọn mã phương án tương ứng.
- Vị trí & Hợp đồng: * Chọn Loại vị trí làm việc và Loại hiệu lực HĐLĐ. Nhập số Hợp đồng quyết định và Ngày ký (đây là căn cứ pháp lý).
- *Nơi làm việc : Điền địa chỉ cụ thể nơi nhân viên làm việc.
- *Hệ số/Mức lương : Nhập mức lương đóng bảo hiểm (lương cơ bản ghi trên hợp đồng).
- Các khoản phụ cấp: Nhập vào các ô tương ứng (PC chức vụ, PC thâm nghề, Khoản bổ sung...) nếu có đóng bảo hiểm cho các khoản này. Hệ thống sẽ tự tính tổng dựa trên tỷ lệ đóng.
- Họ và tên & Mã số BHXH: Kiểm tra xem đã khớp với sổ BHXH chưa.
- *Ngày, tháng, NS : Nhập đúng định dạng ngày sinh.
- Địa chỉ (Nơi ĐK GKS & Nơi nhận HS): Cần nhập chính xác xã/phường, quận/huyện để cơ quan BHXH trả kết quả về đúng nơi.
- Hình thức nhận KQ: Nên chọn qua đường bưu điện hoặc nhận tại đơn vị tùy theo quy trình của công ty bạn.
Hình 8. Màn hình thao tác thêm nhân viên vào tờ khai
Hình 9. Màn hình thao tác tạo tờ khai
- Bước 4: Tại màn hình tờ khai, nhấn [Lưu] để hoàn thành.